Repsol
Cuadro de mando para monitorizar el uso de la intranet
- Cuadro de mando
Abstract
Objetivos
Crear un cuadro de mando para el seguimiento de la actividad de los empleados en la intranet de Repsol
El primer objetivo del proyecto, era conseguir tener una herramienta visual mediante la cual realizar un seguimiento de la actividad de los empleados en la intranetProporcionar una manera de detectar áreas de mejora en la intranet
En base al cuadro de mando, se deberían poder identificar contenidos que no funcionasen como era de esperar y por tanto, susceptibles de ser mejorados.Reducir los costes en tiempo y recursos humanos para generar informes de uso
Por último, el seguimiento de la intranet se estaba realizando mediante informes realizados manualmente. Otro objetivo de este proyecto, era el de automatizar la generación de estos informesAproximación
Identificar los KPIs y la segmentación a usar en el cuadro de mando
La primera tarea del proyecto, fue la identificación de los indicadores clave o KPIs a representar en el cuadro de mando. Igualmente, se identificaron y establecieron los segmentos con los cuales se podrían cruzar estos KPIs.Identificar las fuentes de tráfico para la generación de los KPIs
La siguiente tarea, fue la de identificar las fuentes de datos necesarias para la generación del cuadro de mando. También se estableció una metodología con Repsol, que permitiese a Metriplica acceder a estas fuentes de datos.Unificar los datos en BigQuery para poder usarlos en Google Data Studio
Los datos de navegación de la intranet, obtenidos a través de Google Analytics, eran enviados por la herramienta a BigQuery. En esta última se agregaban entonces el resto de fuentes de datos obtenidas de Repsol. Con ello se creaba la BBDD para alimentar el cuadro de mando.Resultados
Automatización de la generación de cuadros de mando, con el consiguiente ahorro en tiempo de generación y recursos humanos
Después de realizar el proyecto, los cuadros de mando de seguimiento de uso de la intranet quedaron totalmente automatizados. Ello ha permitido, que los recursos que se dedicaban semanal y mensualmente a la generación manual de informes de uso de Repsolnet, sean dedicados a tareas más productivas.
Necesidad
Repsol es una multinacional energética y petroquímica española, siendo líderes en el sector energético español. Su actividad engloba la exploración, producción, transporte, refino y comercialización de petróleo y gas así como sus derivados. Es especialmente conocida por su patrocinio del Campeonato Mundial de Motociclismo. La necesidad que nos presentó Repsol en este proyecto, era la realización de un cuadro de mando que permitiese un seguimiento automatizado de la actividad en RepsolNet, la intranet del grupo. Este seguimiento, se realizaba mediante informes manuales con una frecuencia semanal y mensual. Esto con conllevaba un gasto importante en tiempo y recursos humanos para la generación de dichos informes.
Reto
El reto de este proyecto, consistió por un lado en identificar correctamente lo KPIs y segmentos que eran necesarios para realizar el seguimiento de la intranet. El objetivo, era conseguir que el cuadro de mando resultante fuera realmente útil para los responsables de RepsolNet. También otra tarea importante, fue el ser capaces de unificar fuentes de datos diferentes. Por un lado, los datos que provenían de los sistemas internos de Repsol y por otro, aquellos que provenían de Google Analytics conteniendo datos de navegación por la intranet. Todas estas fuentes de datos, debían unificarse en una única BBDD para poder alimentar a la herramienta de generación de cuadros de mando. Finalmente, se esperaba que el cuadro de mando resultante fuese capaz de liberar los recursos que se dedicaban en el momento de comenzar el proyecto a la generación manual de informes de uso de la intranet.
Solución
Junto con el equipo de Repsol, se identificaron tanto los KPIs como los segmentos necesarios para la monitorización de RepsolNet. A continuación, se determinaron las fuentes de datos necesarias para la construcción del cuadro de mando. Por un lado Google Analytics como herramienta de medición anónima del comportamiento del usuario en la intranet y por otro, la información adicional que Repsol quería añadir desde sus sistemas. A partir de este punto, se estableció un protocolo para obtener los datos provenientes de Repsol y unificarlos con los de Google Analytics en una única BBDD en BigQuery. Esta base de datos, sirvió como fuente para la generación automática del cuadro de mando en Google Data Studio
